会上，秘书处就第二届第四次会员大会及理事会会议整体筹备方案作专题汇报，详细介绍大会拟定时间、地点、参会范围、会议议程以及会务、资料、技术、接待四大板块筹备进展，对现存待审议事项及下一步工作计划进行说明。

与会人员围绕大会召开时间地点、会议议程草案、大会财务预算、会场接待保障等重点事项充分研讨，审议会员大会相关筹备事项，形成会长办公会决议。会议要求秘书处根据本次会议意见进一步优化完善全套筹备方案与会议材料，后续正式印发会议通知，落实嘉宾邀约、参会回执收集等各项工作，保障第二届第四次会员大会及理事会会议规范有序召开。